Постановление администрации Балахнинского района Нижегородской области от 06.09.2013 N 292 "Об утверждении Порядка работы с письменными и устными обращениями граждан в Администрации Балахнинского муниципального района"
АДМИНИСТРАЦИЯ БАЛАХНИНСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 сентября 2013 г. № 292
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ
И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ
БАЛАХНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
В целях реализации Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководствуясь Уставом Балахнинского муниципального района, Администрация района постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в Администрации Балахнинского муниципального района.
2. Заместителям Главы Администрации района, начальникам структурных подразделений Администрации:
- рассматривать работу с обращениями граждан как один из важнейших показателей деятельности органов местного самоуправления;
- принимать меры по неукоснительному соблюдению законодательства об обращениях граждан;
- установить постоянный контроль за состоянием работы с обращениями граждан в подведомственных организациях и учреждениях;
- систематически анализировать поступающие обращения граждан в целях своевременного устранения причин, порождающих нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан.
3. Отделу организационно-протокольной работы (Скотина Т.В.) обеспечить опубликование настоящего постановления в средствах массовой информации и разместить на официальном сайте Балахнинского муниципального района.
4. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава Администрации
Д.А.СКОРОБОГАТОВ
Утвержден
постановлением
Администрации района
от 06.09.2013 № 292
ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
В АДМИНИСТРАЦИИ БАЛАХНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в Администрации Балахнинского муниципального района (далее - Порядок) разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, нормативно-правовыми актами Нижегородской области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Балахнинского муниципального района и ее структурных подразделениях, иными нормативно-правовыми актами Балахнинского муниципального района.
1.2. Настоящий порядок устанавливает систему работы по централизованному учету, организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан, анализу их содержания, проведению личного приема граждан в Администрации Балахнинского муниципального района.
1.3. Обращения граждан поступают в письменной или устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы.
Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативно-правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
II. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ОБРАЩЕНИЙ
2.1. Обращения граждан могут быть поданы в Администрацию района в письменной форме, лично, с помощью факса, телеграфа, в форме электронного обращения на официальный адрес электронной почты Администрации Балахнинского муниципального района и через Интернет-сайт Балахнинского муниципального района, а также должностному лицу, ведущему прием граждан.
2.2. Письменные обращения граждан, адресованные Главе Администрации района, заместителям главы Администрации района, подаются в отдел организационно-протокольной работы (далее - орготдел) или в общественную приемную Главы Администрации района (Администрация района, к. 106).
2.3. При приеме почты:
- поступившая корреспонденция проверяется на соответствие адресату, заказная корреспонденция сверяется с реестром;
- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту обращения подкалывается конверт;
- приложенные к обращению документы (военный билет, трудовая книжка и т.д.) подкалываются впереди текста обращения.
Сотрудник, ответственный за прием документов, при приеме письменного обращения непосредственно от гражданина, по его просьбе ставит на копии обращения (при условии наличия копии у заявителя) свою роспись о принятии обращения с указанием даты и времени его поступления.
III. РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
3.1. Регистрация обращений граждан производится отдельно от регистрации других видов документов.
3.2. Все поступающие в Администрацию района письменные обращения граждан регистрируются специалистами орготдела (общественной приемной Главы Администрации района) в течение трех дней с момента поступления.
3.3. При регистрации:
- в правом нижнем углу первого листа обращения проставляется штамп с указанием даты его поступления, обращению присваивается порядковый номер;
- в электронную учетную карточку обращения вносится: фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже), адрес заявителя, отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, факс, телеграмма). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (например, из Аппарата Правительства Нижегородской области, Министерства социальной политики и т.д.), указываются дата и исходящий номер сопроводительного письма (приложение 1).
3.3. Реквизиты регистрационной карточки и обращения заполняются от руки разборчивым почерком. Все отметки следует делать аккуратно и точно, не создавая условий для их двойного толкования. При заполнении регистрационной карточки соблюдаются следующие требования:
- если обращение подписано двумя или более авторами, то в учетную карточку вносятся первые два-три, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации обращения. Такое обращение считается коллективным.
Коллективными также являются обращения, поступившие от имени трудовых коллективов предприятий и организаций, общественных организаций, резолюции митингов и собраний, подписанные их организаторами.
Коллективными считаются и обращения, подписанные членами одной семьи. При этом в графе "Ф.И.О. заявителя" указывается: например, Майоровы. Коллективные обращения отмечаются в регистрационной карточке индексом "коллективное";
- делается отметка о том, кому адресовано обращение (Губернатору, Правительству Нижегородской области и т.д.);
- отмечается тип автора обращения (должностное лицо, коллектив, депутат Законодательного Собрания и т.д.). В обращениях граждан, в которых не указан адрес или неразборчиво написана фамилия автора, в регистрационной карточке в графе "заявитель" делается отметка "не установлено", в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю. Содержание таких обращений аннотируется так же, как и других обращений граждан;
- отмечается вид обращений (письмо, электронное обращение, сайт, по телефону, устное обращение и т.д.);
- если обращение переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Аппарата Правительства Нижегородской области, Законодательного Собрания и т.д.), проставляется исходящий номер и дата;
- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений, кроме коллективных;
- если поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то об этом делается отметка в регистрационной карточке (количество - 2, 3 и т.д.), а в направлении указывается: принято по ним решение. Например: "Оригинал обращения - в Отдел МВД РФ по Балахнинскому району, другие экземпляры - "в дело" с пометкой, в какую организацию направлен оригинал (или другое решение). Если автор прислал несколько обращений, но по разным вопросам, то на каждое заводится отдельная регистрационная карточка и готовятся необходимые сопроводительные документы;
- обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. При работе с повторными обращениями подбираются имеющиеся в общественной приемной Главы Администрации документы по обращениям данного заявителя. Повторные обращения, как правило, ставятся на контроль. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами;
- определяется и отмечается вид обращения: жалоба, заявление, предложение;
- составляется аннотация на обращение. Она должна быть четкой, краткой, отражать суть содержания обращения. При этом необходимо, чтобы запись в регистрационной карточке обосновывала адрес направления обращения на рассмотрение. Например, в аннотации обращения, направляемого на исполнение в правоохранительные органы, необходимо указывать фамилию гражданина, за которого просят, или должностного лица, на которое жалуются. Для повторного обращения указывается номер и дата поступления предыдущего;
- в графе "Количество листов, приложений" указывается количество листов письменного обращения, документы при нем (например: приложение на 6 листах в 1 экз.);
- проставляется шифр и подшифр тематического классификатора (приложение 2 к Порядку) в соответствии с вопросами, содержащимися в обращении. Тематический шифр и подшифр должны соответствовать аннотации. Если в обращении ставится ряд вопросов, то по каждому из них проставляется соответствующий шифр и подшифр.
3.4. Обращение регистрируется один раз. При передаче обращения из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не присваивается.
3.5. После ввода данных в электронную программу учета и поиска документов выводится на печать контрольная карточка и прикрепляется к обращению (Приложение 3).
3.6. Зарегистрированные и оформленные обращения передаются на рассмотрение Главе Администрации района, его заместителям в соответствии с распределением обязанностей и их компетенцией.
3.7. Рассмотрение зарегистрированных обращений руководителями производится, как правило, в день их поступления.
Указание по исполнению обращения дается в форме резолюции на контрольной карточке и включает последовательно фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату написания резолюции.
Если руководителем, рассматривающим обращение, дано поручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.
Изменение текста резолюции, переадресование обращения другим исполнителям производится руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению.
3.8. Рассмотренные Главой Администрации, заместителями главы Администрации возвращаются в орготдел (общественную приемную Главы Администрации района) для внесения в регистрационно-контрольную карточку (в т.ч. электронную) содержания резолюции и передачи непосредственным исполнителям.
IV. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ
4.1. Обращение, поступившее в Администрацию района, подлежит обязательному рассмотрению.
4.2. При поступлении обращения Глава Администрации района, заместители Главы Администрации, руководители структурных подразделений либо уполномоченные на то лица в пределах своей компетенции решают вопрос о принятии его к рассмотрению либо о направлении в государственный орган, другой орган местного самоуправления в зависимости от поднятых в заявлении вопросов.
4.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации района, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в п. 5.1.4 настоящего Порядка. В случае необходимости можно запрашивать в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
4.4. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действия (бездействие) в установленном порядке в суде.
4.5. Глава Администрации района, заместители Главы Администрации района, начальники структурных подразделений Администрации района при рассмотрении предложений, замечаний и жалоб граждан:
обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, или с выездом на место;
запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, в других органах местного самоуправления или у иных должностных лиц;
принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;
дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в п. 5.1.1, п. 5.1.6 настоящего Порядка;
уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственный орган, в другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
4.5. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
4.6. Требования к оформлению ответов на обращения граждан:
- объективность и полнота рассмотрения вопросов, поставленных в обращениях заявителей;
- рассмотрение обращений в установленные сроки;
- ответ должен даваться в адрес заявителя и автора поручения;
- в ответе должен указываться (при наличии) номер и дата регистрации письма, на которое дается ответ, номер телефона, а также номер и дата регистрации отправки ответа;
- ответ подписывается Главой Администрации, заместителями Главы Администрации в соответствии с распределением полномочий, начальниками структурных подразделений (если обращение было им адресовано или им предоставлено данное право) либо уполномоченным на то лицом;
- на контрольные поручения руководства Администрации района ответы заявителям даются в письменном виде за подписью Главы Администрации района;
- к ответу прикладываются востребованные согласно поручению материалы.
4.7. Материалы итогов рассмотрения письменных обращений граждан представляются Главе Администрации района. В случае согласия Главы Администрации района с итогами рассмотрения обращения согласованный ответ направляется заявителю.
В случае несогласия Главы Администрации с итогами рассмотрения обращения ответ возвращается на доработку, ставится на дополнительный контроль либо дается новое дополнительное поручение, рассмотрение которого организуется тем же порядком, что и первичного, с обязательным извещением заявителя о дальнейшем рассмотрении.
V. РАБОТА С ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ОБРАЩЕНИЙ
5.1. Порядок рассмотрения отдельных обращений:
5.1.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
5.1.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения (приложение 4);
5.1.3. Администрация района или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом (приложение 5);
5.1.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (приложение 6);
5.1.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава Администрации, первый заместитель Главы Администрации, заместители Главы Администрации, руководители структурных подразделений (если обращение было им адресовано) либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Администрацию района или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение (приложение 7);
5.1.6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений (приложение 8).
5.2. Порядок рассмотрения обращений депутатов:
5.2.1. Депутатским обращением является обращение, оформленное как правило на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов);
5.2.2. Поступающие в Администрацию района письма депутатов, к которым приложены обращения граждан, обрабатываются, регистрируются, направляются на рассмотрение Главе Администрации района, заместителям Главы Администрации, руководителям структурных подразделений Администрации в соответствии с настоящим Порядком;
5.2.3. Руководители Администрации или уполномоченные лица обязаны дать депутату ответ на его обращение или представить запрашиваемые им документы или сведения безотлагательно.
В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов руководители Администрации района или уполномоченные лица обязаны сообщить об этом депутату в трехдневный срок со дня получения обращения депутата.
5.2.4. Ответ на обращение депутата должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлено обращение, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
5.3. Порядок рассмотрения обращений, переданных Главе Администрации района во время проведения его встреч с жителями.
Письма, переданные Главе Администрации района во время проведения его встреч с жителями, регистрируются и рассматриваются безотлагательно и, как правило, ставятся орготделом на особый контроль. В электронной учетной карточке делается соответствующая отметка. Направление на рассмотрение таких обращений осуществляется по решению главы Администрации района или его заместителей в соответствии с распределением полномочий. Ход и итоги рассмотрения докладываются отделом оргработы Главе Администрации района.
5.4. Порядок рассмотрения обращений, поступивших в форме электронного документа.
5.4.1. Обращения, поступившие в Администрацию района в форме электронного документа, в том числе на официальный сайт Балахнинского муниципального района, подлежат рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком;
5.4.2. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного обращения, в том числе на официальный сайт Балахнинского муниципального района, оформляется в соответствии с правилами, установленными в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении или путем размещения на сайте.
Отправка электронного письма осуществляется с официального адреса электронной почты Администрации Балахнинского муниципального района.
В электронной учетной карточке делается отметка об отправке по электронной почте или размещении на сайте.
VI. СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ
6.1. Письменное обращение, поступившее в Администрацию района, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
6.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Глава Администрации, заместители Главы Администрации либо уполномоченные на то лица вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Информация о продлении сроков рассмотрения обращения вносится в электронную учетную карточку.
VII. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
7.1. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в Администрации района осуществляет отдел организационно-протокольной работы.
7.2. Контроль за исполнением обращений включает постановку обращения на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного обращения с контроля, направление исполненного обращения в дело, обобщение и анализ хода и результатов исполнения обращений, информирование руководителей о состоянии исполнения обращений.
7.3. Контролю подлежат все зарегистрированные обращения, требующие исполнения.
7.4. Письма граждан, поступившие в Администрацию района из Правительства Нижегородской области и других вышестоящих органов, о результатах рассмотрения которых необходимо сообщить в эти органы, а также обращения, поступившие на личных приемах граждан, берутся на особый контроль и рассматриваются в первую очередь. В этих случаях на контрольной карточке и обращении в правом верхнем углу проставляется штамп "контроль".
7.5. Все движение контролируемого обращения, передача его из одного структурного подразделения в другое отмечается специалистом орготдела в электронной учетной карточке с указанием фамилии исполнителя и даты передачи ему документа.
7.6. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после окончательного ответа и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы, соответствующие действующему законодательству.
7.7. Решение о снятии обращения с контроля принимается руководителем, первоначально рассмотревшим обращение и давшим поручение по его исполнению, другим должностным лицом Администрации или начальником орготдела, ответственным за своевременное и правильное рассмотрение обращений. Снятие обращения с контроля оформляется надписью на документе "В дело", подписью лица, принявшего это решение, с указанием даты снятия обращения с контроля.
VIII. ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
8.1. Корреспонденция по обращениям граждан отправляется орготделом (общественной приемной Главы Администрации района), а также структурными подразделениями почтовой или электронной связью.
8.2. Подписанные Главой Администрации, первым заместителем Главы Администрации, заместителями Главы Администрации документы передаются исполнителями в орготдел (общественную приемную) для централизованной регистрации и отправки по назначению. При этом проверяется правильность оформления адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.
Отправляемые документы должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и (или) электронного адреса или с указанием на рассылку.
Количество экземпляров отправляемых документов должно соответствовать числу адресатов.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.
Копия зарегистрированного отправляемого документа остается в отделе оргработы и оформляется на хранение в соответствии с номенклатурой дел.
Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются по назначению орготделом (общественной приемной) в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
8.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.
IX. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
9.1. Обращения граждан после их разрешения в обязательном порядке возвращаются в общественную приемную с копией ответа и прилагаемыми материалами для централизованного формирования и хранения.
Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
9.2. Формирование и хранение дел постоянного и временного сроков хранения осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.
9.3. Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их исполнением, документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов.
9.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
9.5. Срок хранения документов по обращениям граждан определяется в соответствии с пунктом 183 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558. Обращения личного характера подлежат хранению в течение пяти лет ЭПК. Обращения оперативного хранения подлежат хранению в течение пяти лет, в случае неоднократного обращения - в течение пяти лет после последнего рассмотрения. Предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции, хранятся постоянно. Оформление архивных дел постоянного хранения обеспечивается отделом организационно-протокольной работы.
Завершенные дела постоянного хранения, включенные в сводную опись Администрации района, хранятся в общественной приемной в течение года, а затем передаются в архив Администрации района.
9.6. Выдача дел другим структурным подразделениям Администрации производится с разрешения начальника орготдела. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.
По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в Администрацию района из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущими письменными обращениями, а также копии письменных ответов по результатам их рассмотрения в Администрации. Выдача гражданину копии истребуемого им письменного ответа осуществляется с разрешения начальника орготдела по предъявлении документа, удостоверяющего личность заявителя.
9.7. Архивные дела по обращениям граждан, утратившим практическое значение, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в Администрации района и ее структурных подразделениях.
9.8. Ответственность за сохранность документов и дел по обращениям граждан и использование их в справочных целях в Администрации района возлагается на начальника орготдела и руководителей структурных подразделений Администрации.
X. ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
10.1. Личный прием Главой Администрации района, заместителями Главы Администрации, начальниками структурных подразделений осуществляется в соответствии с графиком, утверждаемым Главой Администрации района.
10.2. График приема граждан по личным вопросам руководителями Администрации района вывешивается в здании Администрации на информационном стенде общественной приемной Главы Администрации, рассылается в структурные подразделения Администрации, доводится до сведения граждан через средства массовой информации, размещается на официальном сайте Балахнинского муниципального района.
10.3. Личный прием граждан Главой Администрации района, первым заместителем Главы Администрации, заместителем по вопросам обеспечения жизнедеятельности проводится в общественной приемной Главы Администрации района по адресу: г. Балахна, ул. Лесопильная, 24, к. 106, в приемные дни и часы согласно графику.
Личный прием граждан другими заместителями Главы, руководителями структурных подразделений проводится на рабочих местах в приемные дни.
10.4. На прием к Главе Администрации района, первому заместителю Главы, заместителю Главы по вопросам обеспечения жизнедеятельности проводится предварительная запись в общественной приемной Главы Администрации по телефону или при личном присутствии заявителя.
Основанием для записи на личный прием к Главе Администрации района являются предыдущие обращения в структурные подразделения Администрации района или к должностным лицам, которыми вопрос заявителя не был решен.
В иных случаях проводится запись на личный прием к первому заместителю Главы Администрации, заместителю Главы Администрации по вопросам обеспечения жизнедеятельности, исходя из содержания обращения гражданина и подведомственности поставленных вопросов.
Руководители структурных подразделений проводят прием граждан без предварительной записи.
В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не относится к ведению Администрации района, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
10.5. Запись на повторный прием к главе Администрации района, первому заместителю Главы Администрации, заместителю Главы Администрации по вопросам обеспечения жизнедеятельности осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
10.6. Для учета приема граждан в общественной приемной Главы Администрации района используются специальные регистрационно-контрольные карточки (приложение 9).
Лица, осуществляющие личный прием граждан в рабочих кабинетах, ведут журналы личного приема граждан установленной формы (приложение 10). Журналы должны быть прошиты и пронумерованы.
10.7. Подготовка приема осуществляется по окончании записи на прием.
Запись на прием к лицам, указанным в п. 10.4, заканчивается за два дня до назначенного времени.
Формируются карточки личного приема, одновременно информация заявителя перепроверяется по компьютерной базе на предыдущие обращения по этому же вопросу и при наличии таковых из архива готовится подборка соответствующих документов. При необходимости специалисты орготдела могут запрашивать по вопросу заявителя любую дополнительную информацию в структурных подразделениях Администрации, которые обязаны ее предоставить по первому требованию.
Во время приема граждан вместе с главой Администрации района, первым заместителем, заместителями Главы Администрации по вопросам обеспечения жизнедеятельности, кроме руководителя общественной приемной Главы Администрации, приглашены и другие специалисты в соответствии с вопросами, поднимаемыми в обращениях.
Во время проведения приема граждан Главой Администрации руководители структурных подразделений Администрации или их заместители должны находиться на своих рабочих местах для оперативного решения вопросов в случае необходимости.
10.9. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
10.10. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.
10.11. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
10.12. Результат рассмотрения обращения гражданина должен быть отражен в виде резолюции в карточке личного приема. Должностное лицо осуществляет прием, в карточке личного приема делает отметку "Разъяснено" в случае, если заявителю даны исчерпывающие разъяснения и вопрос считается закрытым. Если вопрос требует дополнительного рассмотрения, то руководитель в резолюции назначает исполнителя, излагает поручения и указывает контрольный срок их исполнения.
Если в резолюции не проставлен конкретный срок исполнения по вопросу, то контрольным сроком исполнения считается 30 дней от даты приема.
В ходе личного приема ведется протокол, копия которого доводится до всех исполнителей, указанных в резолюции лица, ведущего прием.
10.13. После окончания приема карточки личного приема с поручениями Главы Администрации, первого заместителя Главы Администрации, заместителя Главы Администрации по вопросам обеспечения жизнедеятельности ставятся на контроль в общественной приемной Главы Администрации в течение одного рабочего дня.
В дальнейшем работа осуществляется так же, как и с письменными обращениями в соответствии с требованиями настоящего Порядка.
Ответы на обращения, поступившие на личном приеме, подписывают должностные лица, осуществляющие прием граждан.
Результаты рассмотрения заявлений с личных приемов докладываются руководителем общественной приемной Главе Администрации района, первому заместителю Главы Администрации, заместителю Главы Администрации по вопросам обеспечения жизнедеятельности.
XI. АНАЛИЗ И ОБОБЩЕНИЕ ВОПРОСОВ, ПОДНИМАЕМЫХ В ОБРАЩЕНИЯХ
11.1. Аналитическая работа по обращениям граждан ведется отделом организационно-протокольной работы во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации района.
11.2. Орготдел на основе систематического анализа и обобщения обращений граждан ежеквартально готовит и направляет Главе Администрации района и заместителю Главы Администрации района по общим вопросам информацию о количестве и характере поступивших обращений граждан, принятых мерах их разрешения.
Информация о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях ежемесячно направляется орготделом Главе Администрации района.
11.3. Руководители структурных подразделений Администрации должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и интересов граждан.
Руководитель общественной приемной Главы Администрации района ежеквартально в срок до 15 числа первого месяца следующего квартала представляет заместителю Главы Администрации по общим вопросам отчет о работе с обращениями граждан для доклада главе Администрации района. В отчете должно быть отражено:
- количество поступивших обращений;
- по каким основным вопросам поступили обращения;
- количество повторных обращений;
- количество коллективных обращений;
- количество исполненных обращений;
- количество обращений, рассмотренных с выездом на место;
- количество обращений, исполненных с нарушением установленных законодательством сроков;
- результаты рассмотрения обращений (дано разъяснение, принято положительное решение, отказано в удовлетворении просьбы, принято к сведению, оставлено без рассмотрения, переадресовано в государственные органы, другие органы местного самоуправления, организации и службы);
- количество обращений, оставшихся без исполнения;
- количество граждан, принятых на личном приеме;
- какие меры принимаются по улучшению исполнительской дисциплины и качества рассмотрения первичных обращений граждан.
XII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
12.1. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступающими обращениями граждан, обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.
12.2. Учет поступления, прохождения и исполнения обращений граждан в структурных подразделениях осуществляется с использованием персональных компьютеров или в журнале установленной формы.
12.3. В структурных подразделениях Администрации района ведение делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан осуществляется работником, на которого возложены данные обязанности в соответствии с приказом руководителя.
12.4. На ответственных за делопроизводство по обращениям граждан в структурных подразделениях возлагаются следующие функции:
- получение зарегистрированных обращений в орготделе (общественной приемной главы Администрации);
- учет полученных обращений;
- передача обращений граждан на рассмотрение руководителю структурного подразделения;
- получение рассмотренных руководителем обращений граждан, внесение информации об исполнителях в электронную учетную карточку или журнал;
- передача обращений граждан по резолюции руководителя непосредственным исполнителям;
- организация контроля исполнения обращений граждан;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения обращений граждан;
- подготовка руководителю еженедельной информации о находящихся на исполнении обращениях граждан и состоянии исполнительской дисциплины;
- подготовка напоминаний исполнителям по срокам исполнения обращений граждан;
- передача исполненных обращений граждан в общественную приемную для снятия с контроля;
- регистрация отправляемых документов за подписью руководителя структурного подразделения;
- отправка корреспонденции по обращениям граждан, подписанной руководителем структурного подразделения.
XIII. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ
ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ ГРАЖДАН
В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
Для обеспечения объективности и полноты проверок обращений к их проведению могут привлекаться и заявители. Заявители по их просьбе знакомятся с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права и интересы в той мере, в которой это не противоречит требованиям законодательства и законным интересам других граждан.
Обращения граждан, свидетельствующие о многочисленных грубых нарушениях закона, систематическом ущемлении прав граждан, проверяются с выездом на место. Результаты проверок и принятые меры, представляющие общественный интерес, могут предаваться гласности через средства массовой информации и сеть Интернет.
Приложение 1
к Порядку работы с письменными и устными обращениями граждан
в Администрации Балахнинского муниципального района
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА N
Дата регистрации ____________________________________________
Ф.И.О. заявителя ____________________________________________
Социальный статус заявителя _________________________________
Место работы ________________________________________________
Подробный адрес _____________________________________________
Откуда поступило ____________________________________________
Краткое содержание __________________________________________
Резолюция ___________________________________________________
Срок исполнения _____________________________________________
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
Дата передачи на исполнение
Исполнитель
Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе
Контрольные отметки
Дата, индекс исполнения (ответа) ____________________________________
Адресат _____________________________________________________________
Содержание __________________________________________________________
С контроля снял _____________________________________________________
Подпись контролера __________________________________________________
Том _______
Дело ______
Листы _____
Заказ 1693. Тираж 1000. ГБОУ СПО БТТ. Тел. 6-36-88
ФОНД ______
Опись _____
Дело ______
Приложение 2
к Порядку работы с письменными и устными обращениями граждан
в Администрации Балахнинского муниципального района
ТЕМАТИЧЕСКИЙ КЛАССИФИКАТОР
ДАННЫЕ О ВОПРОСАХ, ПОСТАВЛЕННЫХ В ПИСЬМЕННЫХ (УСТНЫХ)
ОБРАЩЕНИЯХ ГРАЖДАН ЗА _______________ 20___ Г.
Вопросы:
1. Вопросы промышленности, предпринимательства и акционирования предприятий
Агропромышленный комплекс
2. Землепользование
3. Другие вопросы АПК
ИТОГО:
4. Работа транспорта и оплата за проезд
5. Связь, телефонизация и радиофикация
6. Строительство и ремонт дорог
ИТОГО:
Вопросы жилищного хозяйства
7. О предоставлении отдельных квартир, улучшение жилищных условий
8. О льготном получении жилья
9. Вопросы приватизации квартир
10. Ремонт жилья и инженерной инфраструктуры
11. Оплата жилья и коммунальных услуг
12. Теплоснабжение
13. Водоснабжение
14. Расселение ветхости
15. Благоустройство города и поселков
16. Другие жилищные вопросы
ИТОГО:
Вопросы строительства
17. Строительство жилья
18. ЖСК
19. Обеспечение жильем по сертификатам
20. Ссуды, кредиты и ипотека
21. Газификация
ИТОГО:
22. Вопросы торговли
23. Вопросы бытового обслуживания населения
24. Вопросы культуры и спорта
25. Вопросы СМИ
26. Вопросы религии
27. Вопросы народного образования и детских учреждений
28. Вопросы здравоохранения и медицинского обслуживания
29. Охрана и рациональное использование окружающей среды
Вопросы труда и зарплаты
30. О безработице и трудоустройстве
31. Увольнение и восстановление на работе
32. Оплата труда
33. Другие вопросы
ИТОГО:
Социальная защита населения
34. Вопросы пенсионного обеспечения
35. Оказание материальной помощи
36. О льготах
37. Обеспечение средствами передвижения
38. Социальные пособия
39. Другие вопросы
ИТОГО:
Финансовые вопросы
40. О рынке ценных бумаг
41. Другие вопросы
ИТОГО:
Обеспечение законности и правопорядка
42. О злоупотреблении служебным положением
43. Судебные вопросы
44. Просьбы реабилитированных и их родственников
45. Вопросы заключенных ИТУ и возвратившихся из мест заключения
46. Другие вопросы
ИТОГО:
47. Вопросы беженцев и вынужденных переселенцев
48. Вопросы военнослужащих и в/запаса
49. Вопросы политической экономики
50. Вопросы награждения и присвоения почетных званий
51. О работе органов власти
52. О порядке рассмотрения обращений граждан, личный прием
53. Письма, не имеющие смыслового содержания, некорректные
54. Другие вопросы
ВСЕГО:
Приложение 3
к Порядку работы с письменными и устными обращениями граждан
в Администрации Балахнинского муниципального района
Администрация Балахнинского района
Карточка вопроса
Заявитель
Ф.И.О.
Адрес: 603003, Россия, Нижегородская обл., г. Балахна
Телефон
Рег. номер _____________
Дата _____________
№ карточки ___________
Тематика ___________________________________
Содержание ___________________________________
Руководитель ______________________________________
Срок ________________
Резолюция ________________
Решение ________________
Приложение 4
к Порядку работы с письменными и устными обращениями граждан
в Администрации Балахнинского муниципального района
Форма ответа
заявителю при поступлении обращения,
в котором обжалуется судебный акт
Фамилия, инициалы заявителя
(в дательном падеже)
Адрес заявителя
Уважаемый(ая) ______________________________!
(имя, отчество)
На Ваше обращение сообщаем, что согласно статье 120 Конституции
Российской Федерации, статьям 1 и 5 Федерального конституционного закона
от 31 декабря 1996 года "О судебной системе Российской Федерации" суды
осуществляют судебную власть самостоятельно, независимо от чьей бы то ни
было воли, подчиняясь только закону. Поэтому никто не вправе вмешиваться в
деятельность суда и оказывать давление на судей.
В связи с этим в соответствии с пунктом 2 статьи 11 Федерального
закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской Федерации" присланное Вами обращение возвращаем.
В случае несогласия с судебным актом Вы вправе обжаловать его в
вышестоящий суд.
Приложение: на ____ листах.
Должность (подпись) Инициалы, фамилия
Приложение 5
к Порядку работы с письменными и устными обращениями граждан
в Администрации Балахнинского муниципального района
Форма уведомления
заявителя при поступлении некорректного
по содержанию обращения
Фамилия, инициалы заявителя
(в дательном падеже)
Адрес заявителя
Уважаемый(ая) ______________________________!
(имя, отчество)
В связи с тем, что Ваше обращение является некорректным, в
соответствии с пунктом 3 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года
№ 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
Ваше обращение рассмотрению не подлежит.
Также сообщаем, что в случае поступления обращений подобного
содержания может быть принято решение о прекращении переписки с Вами.
Должность (подпись) Инициалы, фамилия
Приложение 6
к Порядку работы с письменными и устными обращениями граждан
в Администрации Балахнинского муниципального района
Форма уведомления
заявителя при поступлении обращения, текст
которого не поддается прочтению
Фамилия, инициалы заявителя
(в дательном падеже)
Адрес заявителя
Уважаемый(ая) ______________________________!
(имя, отчество)
В связи с тем, что Ваше обращение не поддается прочтению, в
соответствии с пунктом 4 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года
№ 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
Ваше обращение рассмотрению не подлежит.
Также сообщаем, что в случае поступления обращений подобного
содержания может быть принято решение о прекращении переписки с Вами.
Должность (подпись) Инициалы, фамилия
Приложение 7
к Порядку работы с письменными и устными обращениями граждан
в Администрации Балахнинского муниципального района
Форма уведомления
заявителя при поступлении повторного обращения
Фамилия, инициалы заявителя
(в дательном падеже)
Адрес заявителя
Уважаемый(ая) ______________________________!
(имя, отчество)
В связи с тем, что Ваше обращение содержит вопрос(ы), на который(ые)
Вам многократно давались ответы по существу, в соответствии с пунктом 5
статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" принято решение о
безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с Вами по
данному вопросу.
Должность (подпись) Инициалы, фамилия
Приложение 8
к Порядку работы с письменными и устными обращениями граждан
в Администрации Балахнинского муниципального района
Форма уведомления
заявителя при поступлении обращения, содержащего
сведения, составляющие государственную или иную
охраняемую федеральным законом тайну
Фамилия, инициалы заявителя
(в дательном падеже)
Адрес заявителя
Уважаемый(ая) ______________________________!
(имя, отчество)
В связи с тем, что ответ по существу поставленного в Вашем обращении
вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих
государственную (иную охраняемую федеральным законом) тайну, в соответствии
с пунктом 6 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О
порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ответ на
обращение не дается.
Должность (подпись) Инициалы, фамилия
Приложение 9
к Порядку работы с письменными и устными обращениями граждан
в Администрации Балахнинского муниципального района
Карточка
регистрации приема граждан
№ ______________ дата приема " " 200__ г.
Фамилия, имя, отчество заявителя __________________________________________
Адрес _____________________________________________________________________
Содержание обращения ______________________________________________________
Фамилия ведущего прием ____________________________________________________
Кому и что поручено, дата _________________________________________________
Результат рассмотрения ____________________________________________________
Когда дан ответ ___________________________________________________________
Приложение 10
к Порядку работы с письменными и устными обращениями граждан
в Администрации Балахнинского муниципального района
№ п/п
Фамилия, имя, отчество
Адрес места жительства
Род занятий
Краткое содержание вопроса
Ф.И.О. ведущего прием
Результат приема
1
2
3
4
5
6
7
------------------------------------------------------------------